[넥스트아카이브] 당신의 폴더도 정리될 수 있습니다

[넥스트아카이브] 당신의 폴더도 정리될 수 있습니다 - Folderly 101 (002호)

폴더 정리만 잘해도 일하는 방식이 달라집니다. Folderly 101에서 알아보세요.

2025. 7. 8.

[넥스트아카이브] 당신의 폴더도 정리될 수 있습니다 - Folderly 101 (002호)

잘 안보이시나요?

002호 · 2025.02.10

폴더를 정리하면, 일도 정리된다.

※ 본 콘텐츠는 2025년 2월 10일 발행된 002호의 업데이트 버전입니다.

(초기 발행본은 비공개 처리되었으며, 내용의 정확성과 표현을 개선했습니다.)

1. 질서, 혼돈이 아닌 - 폴더 정리가 필요한 진짜 이유

업무를 시작하기 전, 책상을 정리하거나 할 일 목록을 작성해 본 경험이 있으신가요? 많은 분들이 '정리'를 시작으로 하루를 열어갑니다. 하지만 컴퓨터 속 파일들은 어떨까요? 바탕화면에 가득한 파일들, 어디에 있는지 기억나지 않는 문서들... "정리는 번거롭고 시간 낭비 아닌가?"라고 생각하실 수도 있습니다.

하지만 잠시 생각해 보세요.

매번 파일을 찾느라 낭비하는 시간, 최신 버전을 찾지 못해 겪는 혼란—이 모든 것이 결국 더 큰 시간 낭비로 이어지지 않나요? 오늘날 업무 환경에서는 이메일, 문서, 사진, 각종 파일들이 쌓여갑니다. 이러한 자료를 체계적으로 관리하는 것은 이제 선택이 아닌 필수입니다.

폴더 정리는 단순한 파일 정리를 넘어 다음과 같은 구체적인 이점을 제공합니다:

필요한 파일을 빠르게 찾아 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.
체계적인 버전 관리로 업무 실수를 예방할 수 있습니다.
정돈된 파일 구조가 작업 흐름을 개선합니다.
흩어진 자료를 정리하면 업무 집중도가 높아집니다.
체계적인 기록으로 업무 히스토리를 효과적으로 관리할 수 있습니다.

폴더 정리의 첫걸음, Folderly 101과 함께 시작해 보시겠습니까?

💡 Folderly 101이란? "Folderly 101"은 폴더 정리를 처음부터 제대로 배울 수 있도록, 넥스트아카이브 편집자가 기획한 실천 중심의 기초 가이드입니다.
(101"이라는 숫자가 왜 붙어 있을까요? 해외에서는 대학의 기초 입문 강좌에 "101"이라는 숫자를 붙이는 경우가 많습니다. 예를 들어, "경제학 101"이라면 경제학의 가장 기본 개념을 배우는 과목이죠.)

2. Folderly 101 기본편 | 폴더 정리, 기본부터 제대로

폴더 정리의 가장 큰 어려움은 '어디서부터 시작해야 할지 모르겠다'는 것입니다. 수많은 파일과 폴더 앞에서 막막함을 느끼신 적이 있나요?

그렇다면 먼저 아래 세 가지를 기억해 주세요:

1️⃣ 폴더 관리의 핵심 원칙

2️⃣ 파일 저장 방식

3️⃣ 파일 명명 규칙

1️⃣ 폴더 관리의 핵심 원칙

3단계 이상 하위 폴더 금지
폴더 구조가 깊어질수록 파일을 찾기 어려워집니다. 너무 많은 폴더 안에 파일이 묻혀버리면 오히려 정리하는 의미가 사라지게 됩니다.
유사 폴더 통합
비슷한 성격의 폴더가 여러 개 있다면, 굳이 나눌 필요가 있을까요? 중복된 폴더는 오히려 혼란을 가중시키고 파일을 찾는 시간을 늘릴 뿐입니다.
검색 가능한 이름 사용
폴더와 파일 이름은 직관적이어야 합니다. ‘최종_최종_진짜최종.docx’ 같은 파일명은 나중에 스스로도 헷갈리게 만듭니다.

2️⃣ 파일 저장 방식 – 로컬, 클라우드, 동기화

로컬 저장소
내 컴퓨터(PC, 노트북 등)에 파일을 직접 저장하는 방식입니다.

- 장점: 인터넷 없이도 빠르게 접근 가능
- 단점: 하드웨어 오류나 데이터 손실 위험이 있음
클라우드 저장소
인터넷을 통해 파일을 저장하고 어디서든 접근할 수 있는 방식입니다.
(ex. OneDrive, Google Drive)

- 장점: 기기가 바뀌어도 같은 파일을 사용할 수 있음
- 단점: 인터넷 연결이 필요하며 용량이 제한될 수 있음
동기화 방식
로컬과 클라우드를 자동으로 연결해 파일을 실시간으로 업데이트하는 방식입니다.

- 장점: 항상 최신 버전 유지 가능, 기기 간 연속적인 작업 가능
- 단점: 클라우드 저장 공간이 필요하고 설정이 필요함

3️⃣ 파일 명명 규칙 – 폴더 속 파일을 깔끔하게

주요 정보 포함하기
파일명에는 프로젝트명, 문서 종류, 날짜, 버전 정보 등을 포함하세요. 아래와 같이 이름을 짓는 것이 좋습니다.

- ✅ 패스트캠퍼스_기획안_20250125-초안.docx
- ✅ 패스트캠퍼스_강의안_20250125-v2.pptx
구분자를 활용하기
파일명을 작성할 때 언더바(_)와 하이픈(-)을 활용하면 가독성이 높아집니다.

- ✅ 언더바(_) → 주요 정보 구분 프로젝트명_문서명_날짜
- ✅ 하이픈(-) → 상태 버전 표시 기획안_20250201-초안.docx
불필요한 반복을 피하기
"최종_최종_진짜최종.docx" 같은 혼란스러운 파일명은 피하세요. 버전 관리를 체계적으로 하기 위해 ‘v1, v2, v3...’ 같은 명확한 번호 체계를 사용하세요.
- ❌ 기획안_진짜최종.pdf

- ❌ 보고서_정말정말최종최종최종.docx
- ✅ 패스트캠퍼스_기획안_20250125-최종.pdf
- ✅ 패스트캠퍼스_강의안_20250125-v2.pptx

3. Folderly 101 확장편 | 폴더 정리의 새로운 접근법

폴더 정리를 해도 시간이 지나면 다시 엉망이 되고 처음에는 체계적으로 분류했지만 점점 어디에 넣어야 할지 애매한 파일이 생기는 경험, 한 번쯤 해보셨을 것입니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 다양한 방법론이 등장했지만 과연 현재의 디지털 환경과 한국의 업무 방식에 최적화된 방식일까요?

이번 섹션에서는 기존 폴더 정리 방법론의 한계를 살펴보고 더 직관적이고 지속 가능한 정리법인 BMR 방법론을 소개합니다.

⚫ 기존 폴더 정리 방법론의 한계 – PARA 방법론을 중심으로

폴더 정리 방법론 중 가장 널리 알려진 방식 중 하나가 Tiago Forte의 PARA 방법론입니다. 이 방식은 정보를 실행 가능성에 따라 분류하는 구조를 가지고 있으며 현재 진행 중인 업무를 효과적으로 관리할 수 있도록 설계된 방식입니다.

📂 PARA 방법론의 5가지 핵심 폴더

Inbox: 모든 새로운 정보가 일시적으로 저장되는 공간
Projects: 현재 진행 중인 업무와 관련된 파일
Areas: 장기적으로 관리해야 하는 책임 영역 (예: 건강, 재무, 경력 등)
Resources: 참고용 자료 및 학습 자료 저장 공간
Archives: 완료된 프로젝트 및 더 이상 사용하지 않는 파일 보관

💡 PARA 방법론의 한계는 무엇일까?

실행 가능성 중심이라 정보 자체를 보관·관리하는 데 어려움이 있다. PARA는 실행 중심의 구조이기 때문에 단순한 자료 보관을 위한 분류가 애매해질 수 있습니다.
파일을 어디에 저장해야 할지 고민스러운 순간이 생긴다. 예를 들어, ‘참고 자료’가 단순 보관용인지, 실행 가능한 자료인지 애매한 경우가 생길 수 있습니다.
업무와 개인 파일이 뒤섞일 가능성이 있다. PARA는 프로젝트와 실행 중심의 분류 체계를 가지고 있어 장기적인 개인 자료나 단순한 보관 자료를 관리하는 데는 한계가 있을 수 있습니다. (특히, 업무 파일과 개인 파일을 명확하게 구분하기 어렵거나 실행 여부가 불분명한 파일이 많을 경우 구조가 모호해질 수 있습니다.)

이러한 한계를 보완하고 보다 직관적이고 지속 가능한 폴더 정리 방식을 고민한 결과, BMR 방법론을 정리하게 되었습니다. 이제, BMR 방법론이 PARA 방법론과 어떻게 다른지 살펴보겠습니다.

⚫ 새로운 접근법 – BMR 방법론 소개

BMR 방법론은 Bubble(임시 저장소), Map(핵심 폴더), Records(보관소)의 3단계 구조를 기반으로 합니다. 이 방식은 폴더 정리를 실행 중심이 아니라 '정보의 가치'를 고려하여 정리하는 것이 핵심입니다.

🗯️ Bubble (임시 저장소)

다운로드한 파일, 이메일 첨부파일, 캡처 이미지 등
새로운 파일이 처음 도착하는 공간
일정 주기로 검토 후 필요 없는 파일 삭제 or 적절한 폴더로 이동

예시 하위 폴더

📁 카카오톡 다운로드 폴더

📁 크롬 다운로드 폴더

🗺️ Map (핵심 폴더)

현재 사용 중인 중요한 파일을 관리하는 공간
개인, 업무, 사이드 프로젝트 등 주요 영역을 중심으로 정리
자주 접근하는 파일을 빠르게 찾을 수 있도록 구성

예시 하위 폴더

📁 개인 --- 나, 건강, 재정, 학습, 취미, 가족, 관계, 집, 커리어

📁 업무 --- 프로젝트, 보고서, 템플릿, 회의, 교육

📁 사이드 프로젝트 --- 블로그, 콘텐츠 제작, 연구 및 실험, 커뮤니티 활동

📚 Records (보관소)

장기 보관이 필요한 파일을 정리하는 공간
1년 이상 수정하지 않은 파일, 완료된 프로젝트, 참고용 자료 보관
연도별 폴더로 정리하여 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 구성

예시 하위 폴더

📁 2024

📁 2023

📁 과거자료

⚫ BMR 방법론 – 폴더 정리를 쉽게 유지하는 새로운 접근법

기존 PARA 방법론이 실행 가능성을 기준으로 파일을 분류하는 반면, BMR 방법론은 정보의 가치를 중심으로 정리하는 방식을 제안합니다. 이를 통해 단순한 자료 보관부터 장기적인 활용까지 고려할 수 있습니다.

새로운 파일이 생겼을 때 어디에 저장해야 할지 고민할 필요 없이, 우선 Bubble(임시 저장소)에 보관한 후 필요할 때 Map(핵심 폴더)이나 Records(보관소)로 이동하면 됩니다. 이 과정이 반복되면서 폴더 정리는 자연스럽게 유지됩니다.

BMR 방법론은 개인, 업무, 사이드 프로젝트로 Map을 구성하여 파일의 성격에 맞게 정리할 수 있도록 돕습니다. 이를 통해 업무 자료와 개인 자료가 뒤섞이는 문제를 방지하고 필요한 파일을 더욱 빠르게 찾을 수 있습니다.

또한, Bubble → Map → Records라는 3단계 흐름만 유지하면 되므로 구조가 단순하고 관리가 쉬운 것이 특징입니다. PARA 방법론처럼 카테고리 구분에 많은 고민을 할 필요 없이 파일의 흐름을 따라 자연스럽게 정리할 수 있습니다.

4. 흩어진 자료를 한 곳으로, 나만의 작업 환경 정비하기

파일을 효과적으로 관리하려면 한 곳에서 중앙화해 정리하는 것이 중요합니다. OneDrive, Google Drive 같은 클라우드 서비스를 PC에 설치하고 폴더를 동기화하면 로컬과 클라우드를 유기적으로 연결할 수 있습니다. 이를 활용하면 어디서든 동일한 환경에서 작업할 수 있고, 실수로 파일을 잃어버릴 위험도 줄어듭니다.

가장 중요한 것은 바탕화면에 파일을 그대로 두지 않는 것입니다. 필요 없는 파일은 삭제하고 중요한 파일은 정리된 폴더 구조 내에서 관리해야 합니다. 파일을 여러 위치에 분산시키지 않고 클라우드 저장소를 중심으로 체계를 잡아두면 더 이상 자료를 찾는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.

5. 폴더 정리 이후, 지식 관리는 어떻게 해야 할까?

폴더 정리는 정보의 물리적 정리입니다. 하지만 정리된 파일이 많아질수록, 각각의 문서가 어떤 맥락에서 생성되었는지, 어떤 내용과 연결되는지를 파악하기 어려워질 수 있습니다. 이때 필요한 것이 바로 지식 관리 도구입니다.

대표적인 예로는 Notion과 Obsidian이 있습니다. 두 도구는 정보의 조직 방식이 다르며, 사용 목적에 따라 선택이 갈릴 수 있습니다.

Notion
웹 기반의 문서 도구로, 표, 태그, 이미지 등 다양한 요소를 블록 형태로 구성할 수 있어 시각적 정리에 강합니다. 협업 기능이 잘 되어 있고, 초보자도 접근하기 쉬운 UI를 갖추고 있습니다. 다만, 모든 데이터가 클라우드에 저장되며 오프라인에서는 일부 기능이 제한됩니다.
팀 단위의 공유나 템플릿 중심의 정보 정리에 적합합니다.
Obsidian
마크다운(Markdown) 형식의 텍스트 파일을 로컬에 저장하며, 폴더 기반으로 작동합니다. 문서 간 연결(링크) 기능이 강력하고, 시각적 링크 맵도 제공합니다. 폴더 정리와 직접 연동해 사용하기 좋지만, 인터페이스가 단순 텍스트 위주이고 설정이 다소 복잡할 수 있습니다.
개인용 지식 아카이브, 특히 글쓰기나 연구 중심 작업에 적합합니다.

어떤 도구를 선택하든, 각 도구의 특성과 한계를 이해하고 나에게 맞는 지식 관리 방식에 대해 기준을 세워보는 것이 중요합니다.

6. 개인도 KMS가 필요하다, 폴더 정리에서 지식 관리까지

기업에서는 직원들이 가진 업무 관련 정보와 노하우를 체계적으로 정리하고 공유하기 위해 KMS(Knowledge Management System)를 적극적으로 도입하고 있습니다. 최근에는 인공지능(AI) 모델이 탑재된 KMS 시장이 빠르게 성장하며 2023년 60억 달러에서 2031년 162억 달러 규모로 확대될 것으로 전망됩니다.

이러한 변화는 기업에만 해당되는 것이 아닙니다. 개인도 체계적인 지식 관리가 점점 더 중요해지고 있습니다. 사이드 프로젝트를 운영하거나 콘텐츠를 제작하는 사람, 프리랜서, 혹은 AI를 활용해 효율적으로 일하고 싶은 사람이라면 지식 관리 방식에 대한 고민이 필요합니다.

폴더 정리는 단순한 파일 관리가 아니라 개인 지식 관리의 첫걸음이 될 수 있습니다. 정리된 폴더 구조를 기반으로 어떤 도구를 활용할지 지식 정보를 어떻게 연결하고 자산화할지 고민하는 과정이 필요합니다.

AI 기반 KMS 시스템이 발전하면서 지식 관리는 단순한 보관이 아니라 활용과 연결의 문제로 바뀌고 있습니다. 기업은 직원들의 지식을 모아 조직적인 시스템을 구축하고 있으며 개인 또한 자신의 경험과 정보를 체계적으로 정리하고 활용하는 능력을 갖추는 것이 중요해지고 있습니다.

이를 위해 가장 먼저 해야 할 일은 폴더 정리를 통해 나만의 지식 관리 시스템을 구축하는 것입니다. 정리된 데이터 위에서 AI와 연계할 수 있는 지식 관리 방식을 고민하면 더 효과적으로 정보를 활용할 수 있습니다. 폴더 정리를 시작으로 개인 KMS를 만들어가는 것이 곧 미래를 대비하는 방법이 될 것입니다.